Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan

Definisi SPK

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK)/Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur. Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan beberapa definisi mengenai SPK yang dikembangkan oleh beberapa ahli, diantaranya oleh Man dan Watson yang memberikan definisi sebagai berikut, SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

Adapun Definisi lain dari Sistem Pendukung Keputusan antara lain:

• Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya. Little (1980)

• Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunaan dan evolusi sistem. Keen (1980)

• Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraktsi satu dengan yang lainnya. Bonczek (1980)

• Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi. Hick (1993)

Tahap - tahap dalam pengambilan keputusan

Tahap - tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah

• Kegiatan intelijen

• Kegiatan merancang

• Kegiatan memilih dan menelaah

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.

Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan, dan menganalisa berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. pertimbangn-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

Jenis-jenis Sistem Pendukung Keputusan

Jenis-jenis Sistem Pendukung Keputusan menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:

• Mengambil elemen-elemen informasi

• Menganalisa seluruh file

• Menyiapkan laporan dari berbagai file

• Memperkirakan akibat dari keputusan

• Mengusulkan keputusan

• Membuat keputusan

Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan

• Dukungan kepada pengambil keputusan, terutama pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manuasia dan informasi terkomputerisasi. Masalah-masalah tersebut tidak bisa dipecahkan oleh sistem komputer lain atau oleh metode atau alat kuantitatif.

• Dukungan untuk semua level manajerial, dari eksekutif puncak sampai manajer lini.

• Dukungan untuk semua individu dan kelompok. Masalah yang kurang terstruktur sering memerlukan ketertiban individu dari departemen dan tingkat organisasional yang berbeda atau bahkan dari organisasi lain.

• Dukungan untuk keputusan independen dan atau sekuensial. Keputusan bisa di buat satu kali, beberapa kali, atau berulang (dalam interval yang sama).

• Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan: Intelegensi, desain, pilihan, dan implementasi.

• Dukungan di berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan.

• Adaptivitas sepanjang waktu. Pengambil keputusan seharusnya reaktif, bisa menghadapi perubahan kondisi secara cepat, dan mengadaptasi Sistem Pendukung Keputusan untuk memenuhi perubahan tersebut. Sistem Pendukung Keputusan bersifat fleksibel. Oleh karena itu, pengguna bisa menambahkan, menghapus, menggabungkan, mengubah, atau menyusun kembali elemen-elemen dasar. Sistem Pendukung Keputusan juga fleksibel dalam hal ini bisa dimodifikasi untuk memecahkan masalah lain yang sejenis.

• Ramah pengguna, kapabilitas grafis yang sangat kuat, dan antarmuka manusia-mesin yang interaktif dengan satu bahasa alami bisa sangat meningkatkan efektivitas Sistem Pendukung Keputusan.

• Peningkatan efektivitas pengambilan keputusan (akurasi, timelinnes, kualitas) daripada efisiensinya (biaya pengambilan keputusan). Ketika Sistem Pendukung Keputusan disebarkan, pengambilan keputusan sering membutuhkan waktu yang lebih lama, tetapi hasilnya lebih baik.

• Kontrol penuh oleh pengambil keputusan terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah. Sistem Pendukung Keputusan secara khusus menekankan untuk mendukung pengambilan keputusan, bukannya menggantikan.

• Pengguna akhir bisa meengembangkan dan memodifikasi sendiri sistem sederhana. Sistem yang lebih besar bisa dibangun dengan bantuan ahli sistem informasi. Perangkat lunak OLAP dalam kaitannya dengan data warehouse memperbolehkan pengguna untuk membangun Sistem Pendukung Keputusan yang cukup besar dan komplek.

• Biasanya, model-model di gunakan untuk menganalisis situasi pengambilan keputusan. Kapabilitas pemodelan memungkinkan eksperimen dengan berbagai strategi yang berbeda di bawah konfigurasi yang berbeda.

• Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format, dan tipe, mulai dari sistem informasi geografis (GIS) sampai sistem berorientasi objek.

• Dapat digunakan sebagai alat standalone oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di suatu organisasi secara keseluruhan dan di beberapa organisasi sepanjang rantai persediaan. dapat diintegrasikan dengan Sistem Pendukung Keputusan lain dan atau aplikasi lain, serta bisa didistribusikan secara internal dan eksternal menggunakan networking dan teknologi Web.

• Mampu memberikan alternatif solusi bagi masalah semi/tidak terstruktur baik bagi perseorangan atau kelompok dan dalam berbagai macam proses dan gaya pengambilan keputusan.

• Menyediakan akses terhadap berbagai macam format dan tipe sumber data (data source).

Manfaat yang dapat diambil dari Sistem Pendukung Keputusan adalah

• Memperluas kemampuan pengambilan keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya.

• Membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.

• Dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.

Walaupun suatu SPK, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapai oleh pengambil keputusan, namun SPK dapat dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.

Disamping berbagai keuntungannya, SPK juga memiliki beberapa keterbatasan, diantaranya adalah

• Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.

• Kemampuan suatu SPK terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimiliki (pengetahuan dasar serta model dasar).

• Proses-proses yang dapat dilakukan SPK biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.

• SPK tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya.

Jadi dapat dikatakan bahwa SPK dapat memberikan manfaat bagi pengambil keputusan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja terutama dalam proses pengambilan keputusan.

Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan terdiri dari beberapa subsistem, yaitu:

1. Subsistem Manajemen Data

2. Subsistem Manajemen Model

3. Subsistem Antarmuka Pengguna (Dialog)

4. Subsistem Manajemen Berbasis Pengetahuan (Knowledge Base)

1. Subsistem Manajemen Data

Subsistem Manajemen Data memasukkan satu database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan kondisi. Dikelola oleh perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (DBMS/Data Management System). Subsistem manajemen data bisa diinterkoneksikan dengan data warehouse perusahaan, suatu repository untuk data perusahaan yang relevan dengan pengambilan keputusan. Subsistem manajemen data terdiri dari elemen-elemen berikut ini:

• Sistem Pendukung Keputusan Database

Database adalah kumpulan data yang saling terkait dan diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, dan dapat digunakan oleh lebih dari satu orang dengan lebih dari satu aplikasi. Pada beberapa sistem pendukung keputusan data ditempatkan pada data warehouse melalui sebuah web server database. Beberapa database dapat digunakan pada satu aplikasi sistem pendukung keputusan dan tergantung pada sumber data. Pengguna menggunakan sebuah browser web untuk mengakses database. Data pada sistem pendukung keputusan diekstrak dari sumber data internal dan eksternal, juga dari data personal milik satu atau lebih pengguna. Hasil ekstraksi ditempatkan pada database khusus atau pada data warehouse perusahaan.

Data Internal

Data yang sumbernya berasal terutama dari sistem pemrosesan transaksi dari dalam organisasi. Contoh umum seperti upah/gaji bulanan, jadwal pemeliharaan mesin, alokasi anggaran, perkiraan terhadap penjualan yang akan datang, biaya produksi, rencana rekruitmen pegawai baru masa mendatang, dan lain-lain.

Data Eksternal

Data yang sumbernya dari luar sistem organisasi, seperti data industri, data riset pemasaran, data sensus, data tenaga kerja regional, regulasi pemerintah, jadwal tarif pajak, data ekonomi dalam negeri, dan lain-lain. Data tersebut dapat berasal dari lembaga pemerintah, asosiasi perdagangan, perusahaan riset pasar, dan lain-lain.

Data Privat

Meliputi petunjuk-petunjuk yang digunakan oleh pengambil keputusan khusus dan penilaian terhadap data dan atau situasi spesifik.

Ekstraksi

Data ekstraksi merupakan hasil kombinasi data dari berbagai sumber termasuk sumber internal dan eksternal.

• Sistem Manajemen Database

Database dibuat, diakses, dan diperbaharui oleh sebuah DBMS. Kebanyakan sistem pendukung keputusan dibuat dengan sebuah DBMS relasional yang menyediakan berbagai kapabilias.

• Direktori Data

Direktori data merupakan katalog dari semua data yang berada di dalam database. Direktori ini digunakan untuk mendukung fase intelegensi dari proses pengambilan keputusan karena membantu memindai data dan menidentifikasi area masalah atau peluang-peluang. Direktori ini sama seperti semua katalog lainnya, mendukung penambahan entri baru, menghapus entri, dan mendapatkan kembali informasi mengenai objek-objek khusus yang ada di dalam database.

• Query Facility

Membangun dan menggunakan sistem pendukung keputusan sering memerlukan akses, manipulasi dan query data. Tugas-tugas tersebut dilakukan oleh query facility, menerima permintaan untuk data dari komponen sistem pendukung keputusan lain, menentukan bagaimana permintaan dapat dipenuhi (konsultasi dengan direktori data jika perlu), memformulasi permintaan dengan detail, dan mengembalikan hasilnya depada pemberi permintaan.

Elemen-elemen tersebut ditunjukkan secara skematis pada gambar di bawah ini

2. Subsistem Manajemen Model

Subsistem dari manajemen model dari Sistem Pendukung Keputusan terdiri dari elemen-elemen berikut ini:

• Basis Model

Basis model berisi rutin dan statistik khusus, keuangan, forecasting, ilmu manajemen, dan model kuantitatif lainnya yang memberikan kapabilitas analisis pada sebuah sistem pendukung keputusan. Kemampuan untuk invokasi, menjalankan, mengubah, menggabungkan, dan menginspeksi model merupakan suatu kapabilitas kunci dari sistem pendukung keputusan dan yang membedakannya dengan CBIS (Computer Base Information System) lainnya. Model dalam basis model dapat dibagi menjadi empat katagori utama, dan satu katagori pendukung, yaitu:

1. Strategis : Model strategis digunakan untuk mendukung manajemen puncak untuk menjalankan tanggung jawab dalam perencanaan strategis.

2. Taktis : Model Taktis digunakan terutama oleh manajemen tingkat menengah, untuk membantu mengalokasikan dan mengontrol sumber daya organisasi.

3. Operasional : Model ini digunakan untuk mendukung aktivitas kerja harian transaksi organisasi.

4. Analitik : Model ini digunakan untuk menganalisis data, model ini meliputi model statik, ilmu manajemen, algoritma data mining, model keuangan, dan lainnya.

5. Blok Pembangunan Model dan Rutin : Selain berisi model strategis, taktis, dan operasional, basis model juga berisi blok pembangunan model dan rutin. Contoh-contohnya meliputi satu rutin generator dengan jumlah acak, kurva, atau line-fitting rutin, rutin komputasi present-value, dan analisis regresi. Blok pembangunan ini dapat digunakan dalam beberapa cara. Dapat disebarkan untuk aplikasi sebagai analisis data, dapat juga digunakan sebagai komponen present-value, dan analisis regresi.

• Sistem Manajemen Basis Model

Fungsi perangkat lunak sistem manajemen basis model (MBMS) adalah untuk membuat model dengan menggunakan bahasa pemrograman, alat sistem pendukung keputusan atau subrutin, dan blok pembangunan lainnya, membangkitkan rutin baru dan laporan, pembaruan dan perubahan model, dan manipulasi data model. MBMS mampu mengaitkan model-model dengan link yang tepat melalui sebuah database.

Peran direktori model yang terhubung ke MBMS sama dengan direktori database. Direktori model adalah katalog dari semua model dan perangkat lunak lainnya pada basis model. Yang berisi definisi model dan fungsi utamanya adalah menjawab pertanyaan tentang ketersediaan dan kapabilitas model. Sistem Manajemen Basis Model/Model Base Management System (MBMS) berisi beberapa elemen antara lain, yaitu :

1. Eksekusi Model : Eksekusi Model adalah proses mengontrol jalannya model.

2. Integrasi Model : Model ini mencakup gabungan operasi dari beberapa model saat diperlukan (misalnya mengarahkan output suatu model, katakanlah perkiraan, untuk diproses model lain, misal model perencanaan pemrograman linier).

3. Perintah (Comman Processor Model) : Model ini digunakan untuk menerima dan menginterpretasikan instruksi-instruksi pemodelan dari komponen antarmuka pengguna dan merutekannya ke MBMS, eksekusi model atau fungsi-fungsi integrasi elemen-elemen tersebut beserta antarmukanya dengan komponen sistem pendukung keputusan.

Definisi dan fungsi setiap elemennya ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

3. Subsistem Antarmuka Pengguna (Dialog)

Istilah antarmuka pengguna mencakup semua aspek komunikasi antara pengguna dan sistem. Cakupannya tidak hanya perangkat keras dan perangkat lunak, tapi juga faktor-faktor yang berkaitan dengan kemudahan pengunaan, kemampuan untuk dapat diakses, dan interaksi manusia-mesin. Beberapa ahli merasa bahwa antarmuka pengguna merupakan komponen yang paling penting karena merupaka sumber dari berbagai power, fleksibilitas, dan karakteristik easy-to-use (Sprague dan Watson, 1996). Ahli lainnya menyatakan bahwa antarmuka pengguna merupakan sistem dari sisi pengguna karena antarmuka adalah satu-satunya bagian dari sistem yang dilihat oleh pengguna (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2001)

Manajemen Subsistem Antarmuka Pengguna

Subsistem antarmuka pengguna dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sebagai sistem manajemen antarmuka pengguna/User Interface Management System (UIMS). UIMS terdiri dari beberapa program yang memberikan kapabilitas. UIMS juga dikenal sebagai generasi dialog dan sistem manajemen. Proses antarmuka pengguna untuk sebuah Management Support System ditunjukkan secara skematis pada gambar dibawah ini

Skema sistem antarmuka pengguna (dialog)

Pengguna berinteraksi dengan komputer yang diproses oleh UIMS. Pada sistem lanjutan, komponen antarmuka pengguna dapat menggunakan objek standar (misal menu pull-down, button, browser internet) melalui UIMS. UIMS memberikan kapabilitas di bawah ini :

• Memberikan antarmuka pengguna grafis

• Mengakomodasi pengguna dengan berbagai format dan alat input

• Menyajikan data dengan berbagai format dan alat output

• Memberikan kepada pengguna kapabilitas bantuan, prompting, diagnostik, dan ruti-rutin saran, atau semua dukungan feksibel lainnya

• Memberikan interaksi dengan database dan basis model

• Menyimpan data input dan output

• Memberikan grafis berwarna, grafis tiga dimensi, dan plotting data

• Memiliki window yang memungkinkan banyak fungsi untuk ditampilkan secara konkuren

• Dapat mendukung komunikasi diantara dan antarpengguna dan pembangunan Management Support System

• Memberikan pelatihan berdasarkan contoh (memandu pengguna melalui proses input dan pemodelan)

• Memberikan flesibilitas dan adaptivitas sehingga dapat mengakomodasi masalah-masalah dan teknologi yang berbeda-beda

• Berinteraksi dengan banyak gaya dialog yang berbeda-beda

• Mengangkap, menyimpan, dan menganalisis pemakaian dialog (pelacakan) untuk meningkatkan sistem dialog, pelacakan oleh pengguna juga disediakan

• Memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan subsistem manajemen model dan manajemen data.

4. Subsistem Manajemen Berbasis Pengetahuan (Knowledge Base)

Subsistem ini mendukung semua subsistem lain atau bertindak sebagai suatu komponen independen yang memberikan intelegensi untuk memperbesar pengetahuan si pengambil keputusan. Subsistem ini dapat diinterkoneksikan dengan repositori pengetahuan perusahaan organisasional.

Banyak masalah tak terstruktur dan bahkan semi terstruktur yang sangat kompleks sehingga solusinya memerlukan keahlian. Keahlian tersebut dapat diberikan oleh suatu sistem pakar atau sistem cerdas lainnya. Oleh karena itu, makin banyak sistem pendukung keputusan canggih yang dilengkapi dengan satu komponen yang disebut dengan subsistem manajemen berbasis pengetahuan. Komponen ini dapat menyediakan keahlian yang diperlukan untuk memecahkan beberapa aspek masalah dan memberikan pengetahuan yang dapat meningkatkan operasi komponen sistem pendukung keputusan yang lain.

Berdasarkan semua definisi-definisi diatas, sistem pendukung keputusan harus mencakup tiga komponen utama yaitu DBMS (Database Management System), MBMS (Model Base Management System) dan antarmuka pengguna, subsistem manajemen pengetahuan adalah opsional, namun dapat memberikan banyak manfaat karena memberikan intelegensi bagi tiga komponen utama tersebut. Skematik sistem pendukung keputusan dan komponen yang ditunjukkan pada gambar dibawah ini memberikan pemahaman dasar mengenai struktur umum suatu sistem pendukung keputusan.